Как правильно оформить трудовую книжку при приеме на работу – порядок действий и образец

Основным документом, фиксирующим стаж трудовой деятельности гражданина, является трудовая книжка. Данный документ должен содержать подробную информацию о приеме на работу и увольнении, а в случае возникновения спора может выступать доказательством по делу.

Порядок оформления

Начало трудовой деятельности на предприятии связано с выполнением следующих формальностей:

  • издание распорядительного документа (приказа) руководителя организации о приеме на работу;
  • оформление трудового соглашения с даты, указанной в приказе;
  • предоставление сотрудников своей трудовой книжки и ее заполнение должностными лицами работодателя.

На момент трудоустройства книжка должна находиться на руках у принимаемого на работу гражданина. В ней должна быть указана запись о прекращении отношений по прежнему месту работы.

Существуют ситуации, когда у гражданина может отсутствовать трудовая книжка:

  1. в случае трудоустройства на первое место работы;
  2. в случае оформления по совместительству, когда книжка остается по основному месту работы.

Внесение записей может осуществляться только после издания распорядительного документа руководителя предприятия. В нем фиксируется факт трудоустройства и дата, с которой гражданин считается принятым. Документ будет использоваться в качестве основания для внесения информации в книжку.

Обязанность по ведению трудовых книжек возложена на работодателя. На предприятии должно быть определено должностное лицо, ответственное за хранение и заполнения данного документа. На практике, такими лицами являются сотрудники кадровой службы, либо делопроизводители.

После издания приказа принятый на работу гражданин обязан предоставить оригинал трудовой книжки работодателю для совершения в ней записи о начале работы. При оформлении документа учитываются следующие особенности:

  • запись должна быть сделана в следующей свободной строке после предыдущей заполненной графы;
  • для внесения записи указывается ее порядковый номер с учетом ранее внесенных сведений;
  • информация об основания и дате приема на работу должно  соответствовать приказу;
  • в содержание записи входит указание реквизитов распорядительного документа (дата и номер приказа).

После внесения записи книжка передается на ответственное хранение должностному лицу предприятия. С этого момента обязанность по сохранности возлагается на ответственное лицо работодателя. По письменному заявлению работника, в процессе выполнения трудовых обязанностей, оригинал книжки может выдаваться ему на руки для представления в уполномоченные органы (например, при оформлении пенсионных прав).

О совершенной записи работник должен быть надлежащим образом ознакомлен. Для этого на предприятии ведется личное кадровое дело каждого сотрудника, в котором будут содержаться отметки обо всех юридически значимых действиях и решениях, совершенных в отношении работника. В состав личного кадрового дела будут входить и расписки об ознакомлении с записями  книжки.

В случае возражений относительно точности и правильности произведенной записи работник должен указать на этот факт лицу, ответственному за оформление документа. При необходимости, запись может быть аннулирована или исправлена.

После внесения записей книжка остается на хранении в кадровой службе предприятия, а у работника возникает право на ознакомление с записями в указанном документе и получение выписок или дубликатов книжки в неограниченном количестве.

Оформление новой книжки

Если для работника место работы является первым, либо он не предоставил для заполнения книжку по причине утраты, работодатель обязан оформить новый документ. Заполнение трудовой книжки при приеме на работу впервые производится на чистом бланке книжки, а перед внесением записи о трудоустройстве происходит надлежащее заполнение титульного листа документа.

Подлежат указанию в бланке:

  1. личные сведения о работнике, дата его рождения;
  2. сведения о полученном образовании;
  3. сведения о квалификации;
  4. подпись должностного лица, заполнившего титульный лист документа.

После оформления нового документа гражданин должен ознакомиться не только с правильностью внесения записи о приеме, но и с информацией титульного листа. По факту ознакомления сотрудник должен расписаться на бланке самой книжки, а также в расписке личного кадрового дела.

Все нюансы смотрите в видео:

В процессе деятельности предприятия в сведения книжки могут вноситься изменения. Юридическим основанием для внесения новых записей может являться приказ руководителя. К числу таких обстоятельств относятся факты перевода на другое место работы в пределах предприятия, изменение профессии или должности без прекращения трудовой деятельности и т.д.

Трудовая книжка будет храниться у работодателя до момента прекращения отношений и выдается на руки сотруднику при увольнении в последний день его работы на предприятии. Одновременно в бланк документа будет внесена запись о прекращении трудовых отношений.

Поделиться:
Похожие статьи
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.